Bestuursverklaring

4.11. BestuursverklaringPillar 3

In Control Statement

De Directie van de Volksbank is verantwoordelijk voor de opzet, het bestaan en de werking van het (risico)beheersings- en controlesysteem. Dit systeem is erop gericht om risico’s te beheersen zodat deze de Volksbank niet belemmeren in het bereiken van haar strategische, operationele en financiële doelstellingen, de verslaggeving over financiële en niet-financiële prestatie-indicatoren betrouwbaar is en wet- en regelgeving wordt nageleefd. Hiermee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het realiseren van de ambitie van de Volksbank: het optimaliseren van nut de voor klant, het nemen van verantwoordelijkheid voor de maatschappij, het geven van oprechte aandacht voor de medewerker en het behalen van rendement voor de aandeelhouder.

De Volksbank hanteert het ‘three lines of defence’-model met een duidelijke organisatiestructuur en bijbehorende verantwoordingstructuur, zoals is vastgelegd in bestuurlijke en risicocomités (zie ook paragraaf 4.5.2 Risicogovernance).

De risicosturing van de Volksbank krijgt ook vorm in de jaarlijkse Operationeel Plan (OP) cyclus. Hierin wordt voor de komende jaren strategische doelstellingen en risicobereidheid in onder andere key risk indicatoren en operationele doelstellingen vertaald. De belangrijkste risico’s die gepaard kunnen gaan met het uitvoeren van het OP worden in kaart gebracht. Deze cyclus wordt in alle onderdelen van het bedrijf uitgevoerd. De bedrijfsonderdelen rapporteren over de geleverde prestaties en eventuele noodzaak tot bijsturen van risico’s. De werking van de essentiële beheersmaatregelen en controles wordt regelmatig onderzocht en getest.

De Volksbank heeft een gestructureerd proces van oplevering van interne In Control Verklaringen op afdelingsniveau die vervolgens gewogen, getoetst en geaggregeerd worden op directieniveau voor de Volksbank als geheel.

In 2018 heeft de Directie de strategische, operationele, financiële, verslaggevings- en compliance risico’s getoetst, zoals onder meer opgenomen in paragraaf 4.3 Toprisico’s. Daarnaast heeft de Directie periodiek de effectiviteit van de opzet en de werking van het risicobeheersings- en controlesystem getoetst, zoals opgenomen in paragraaf 4.5.2 Risicogovernance. De Directie geeft sturing aan een portefeuille van Huis op Orde projecten die de werking van het risicobeheersings- en controlesystem verder verbeteren. Uitkomsten hiervan zijn gedeeld met de Audit Commissie en de Raad van Commissarissen en besproken met de externe accountant.

Op basis van bovenstaande verklaart de Directie dat:

  • Het risicobeheersings- en controlesysteem in 2018 naar behoren heeft gefunctioneerd;

  • Het risicobeheersings- en controlesysteem een redelijke mate van zekerheid biedt dat wezenlijke risico’s waaraan de Volksbank is blootgesteld, daadwerkelijk worden onderkend en dat deze risico’s ook op adequate wijze worden opgevolgd en beheerst; en

  • Er geen indicaties bekend zijn welke veronderstellen dat het interne risicobeheersingssysteem niet goed blijft functioneren in 2019.

Het interne risicobeheersingssysteem biedt evenwel geen absolute zekerheid dat onjuistheden, fraudes of niet- naleving van wet- en regelgeving te allen tijde voorkomen zijn of kunnen worden.

Relevante ontwikkelingen

De Volksbank heeft in 2018 een aantal grote projecten en programma’s rondom het thema kredietrisico afgerond. Dit heeft bijgedragen aan een betere beheersing van dit risico en het proces er omheen. De interne beheersing en verantwoorde bedrijfsvoering zijn wederom naar een hoger niveau gebracht. De processen op het gebied van Finance en Risk zullen verbeteren als gevolg van lopende projecten rondom data en datakwaliteit.
Hiermee blijft de Volksbank borgen dat processen adequaat blijvend worden uitgevoerd, rapportages betrouwbaar blijven, voortdurend aan wet- en regelgeving wordt voldaan en dat de Volksbank aantoonbaar in control is en blijft in lijn met haar (missie en) ambitie.

Beheersing financiële verslaggeving

De beheersing- en controlesystemen rondom financiële verslaggeving maken integraal onderdeel uit van het geheel van risicobeheersing- en controlesystemen van de Volksbank. De belangrijkste onderdelen voor de beheersing van de financiële verslaggeving zijn:

  • Het managementteam Finance, dat kaders stelt voor het beleid en de inrichting van de financiële administraties en processen;

  • De Volksbank Accounting Manual, waarin de uitgangspunten zijn beschreven op het gebied van financiële verslaggeving;

  • De bedrijfsonderdelen, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden en daarmee voor het op een accurate en getrouwe wijze vastleggen van de transacties en de rapportages;

  • Een systeem van financial key controls binnen de administratieve en rapportageafdelingen, om de goede werking van het beheersing- en controlesysteem voor financiële verslaggeving te bewaken;

  • De beoordeling, mede op basis van de uitkomsten uit de key controls, van periodieke managementrapportages en KPI-dashboards met een analyse van financiële en niet-financiële cijfers door het managementteam Finance;

  • De daaropvolgende goedkeuring door de Directie, waarna de bespreking van de bevindingen over het verslaggevingsproces, samen met de financiële verantwoording zelf, in de Audit Commissie plaatsvindt;

  • De interne audit afdeling, die de werking van dit systeem onderzoekt.

  • Daarnaast rapporteert de externe accountant over het systeem van financial key controls voor zover dat voortvloeit uit zijn werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole; de kernpunten van deze controle zijn vermeld in de controleverklaring van de externe accountant. De bevindingen worden besproken met de financiële en risicocomités binnen de bank en de Audit Commissie. 

Wij verklaren dat met een redelijke mate van zekerheid kan worden gesteld dat in 2018 de interne beheersing- en controlesystemen inzake de financiële verslaggeving op een adequaat niveau hebben gefunctioneerd en dat de financiële verslaggeving van de Volksbank geen onjuistheden van materieel belang bevat. 

Getrouwbeeldverklaring

De leden van de Directie verklaren het volgende:

  • De geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening 2018 van de Volksbank is opgesteld in overeenstemming met International Financial Reporting Standards (IFRS) zoals aanvaard binnen de Europese Unie en met Titel 9 Boek 2 BW, en geeft voor zover ons bekend een getrouw beeld van de activa, passiva, grootte en samenstelling van het vermogen, de financiële positie per 31 december 2018 en het resultaat en in de consolidatie opgenomen ondernemingen;

  • Het jaarverslag 2018 geeft voor zover ons bekend een getrouw beeld van de toestand op de balansdatum en de gang van zaken gedurende het boekjaar; en

  • In het jaarverslag 2018 zijn de voornaamste risico’s waarmee de Volksbank wordt geconfronteerd, beschreven.

Utrecht, 6 maart 2019

Directie

Maurice Oostendorp (voorzitter)
Jeroen Dijst
Marinka van der Meer
Annemiek van Melick

Stel uw jaarverslag zelf samen